Pro Educa

Kako da balansirate između zahteva šefa i realizacije zadataka?

office-620817_1920Poziciji asistenta se često ne posvećuje dovoljna pažnja u mnogim kompanijama zbog pogrešnog stava da je to pozicija na kojoj i s koje se ne može napredovati. Često se u edukaciji i radu posvećuje pažnja edukaciji i ulaganju u lidere i menadžment na svim nivoima, a izostavlja se iz vida da i one koji će realizovati zadatke tih lidera i menadžera treba edukovati i da je i njima neophodan razvoj. Pozicija sekretarice ili ličnog asistenta je zahtevna, jer je neophodno da veoma brzo učite i da uspevate da žonglirate između važih svakodnevnih zaduženja i projekata na kojima radi osoba kojoj asistirate.

Balansiranje i realizacija zahteva šefa ili klijenta je uvek izazov za lične asistente i sekretare i podrazumeva da poseduju određen nivo empatije, strpljenja, inteligencije i fenomenalne komunikacijske veštine. Mogli bismo reći da zahteva ogromno STREPLJENJE i posedovanje veštine upravljanja vremenom, jer je od toga zavisi da li ćete uspevati da ispoštujete zadate rokove i realizujete svakodnevne zadatke čiji se obim može uvećavati.

Sigurno sebi s vremena na vreme postavite pitanje kako da balansirate s radnim zadacima kada imate mnogo projekata, zadataka i detalja o kojima treba da brinete svakodnevno. Bez brige. Uvek postoji način da pronađete rešenje. U nastavku možete pročitati pojedine savete kako da pomognete sebi (ukoliko imate neki svoj način rešavanja ove problematike koji daje rezultate ne ustručavajte se da ga podelite sa namau komentarima):

ostanite smireni – Veoma je teško držati zavidan tempo u radu, ako imate na obilje zadataka i faza projekata koje treba završiti do kraja radnog dana. Često se dešava da u ovakvim trenucima ljude obično uhvati panika. Ne paničite, koliko god da je situacija teška, jer svaka situacija ima rešenje. U trenucima panike, osamite se i dišite duboko, smirite se i verujte u sebe da možete izaći na kraj sa izazovom pred kojim ste se našli. Verujte u sebe, jer ko će verovati u vas, ako vi ne verujete u sebe.

fokusirajte se – Ako ne znate odakle biste prvo počeli sa radom stavite na papir sve zadatke koje biste trebali u toku dana i nedelje da odradite. Odredite prioritete na dnevnom nivou i pridržavajte se napisanog. Ostanite fokusirani, jer vam je to jako važno, naročito ako radite za osobu koja je veoma zauzeta i vodi više različitih projekata. Vaša fokusiranost na posao i zadatke određuje da li će vaš šef ispoštovati predviđene rokove i realizovati projekte.

clerk-18915_1920definišite prioritete – Organizujte svoj svakodnevni rad tako što ćete nakon ispisanih zaduženja na dnevnom nivou definisati šta je od njih „urgentno i bitno“, a šta „može da sačeka drugi dan“. Samo vi i vaš šef znate koje je zadatke neophodno prvo odraditi. Najbolje je da imate tabelarno odrađen dnevni plan, jer je pregledniji.

tražite pomoć – Kod nas je uvreženo mišljenje da ako kao asistent tražite pomoć jednostavno niste dobri tj. da ne obavljate svoj posao valjano. Realno gledano to nije istina, osim ako niste supermen ili super žena sa natprirodnim moćima. Svakome s vremena na vreme treba malo pomoći u radu. Ako na primer morate ugovoriti sve oko poslovnog puta na kojem će biti čitav tim za koji radite, a u tom periodu morate istovremeno biti na važnom poslovnom sastanku sa šefom, nazovite proverenu turističku agenciju, pa neka se u skladu sa vašim zahtevima njihov agent pobrine za realizaciju aranžmana ili zamolite kolegu ili koleginicu za pomoć. Dajte mu/joj jasne instrukcije šta treba da odrade, a vi neometano prisustvujte predviđenom poslovnom sastanku.

komunicirajte sa šefom – Ako ništa od prethodno navedenog vam ne pomaže i osećate da obim posla prevazilazi vaše kapacitete ne ustručavajte se da to asertivno iskomunicirate sa šefom. Često se dešava da asistenti jednostavno odustanu, prećute problem i puste da se rokovi probiju, a zadaci ne odrade. Obično se kao izgovor navodi strah od reakcije šefa ili iracionalno razmišljanje da dati zadatak nije toliko bitan. Ne radite to nikako i ne dovodite sebe i druge u neprijatne situacije nezrelim ponašanjem. Obratite se šefu i posavetujte se se kako bi postojeći problem bio rešen. Postavljene zadatke odradite, ako vam je šef rekao da su bitni, bez obzira na vaše lično mišljenje da nisu.

Važno je usvojiti razmišljanje i ponašanje da je najbolje da sa realizacijom zadataka krenete odmah nakon što vam ih šef delegira. Nemojte čekati da vam se nagomila još deset zadataka koje ćete morati da žonglirate istovremeno. Takva situacija frustrira i dovodi često do neželjenog ishoda. Ako ste zamoljeni da napišete poslovni mejl, ugovorite sastanak, rezervišete poslovnu večeru u restoranu, koordinirate putovanjem definišite šta vam je od tih zadataka prioritet i kojim redosledom biste ih realizovali. Predlog realizacije bi mogao biti sledeći: prvo rezervišite poslovnu večeru, ugovorite sastanak, napišite mejl i tek onda napravite plan i krenite sa koordiniranjem predstojećeg putovanja. Na kraju, ne zaboravite da izveštavate šefa dokle ste stigli sa realizacijom zadataka i projekata.

Autorka: Snežana Subotić

Add comment

Pratite nas

Možete nas pronaći i na...