U svijetu notifikacija, e-mailova, instant poruka i smanjivanja kancelarijskog prostora, dolazi do sve većeg stepena neproduktivnosti rada zbog ometanja koje prouzrokuju pomenute aktivnosti.
Prosječan zaposlenik prekine rad od 50 do 60 puta na dan, a oko 80% ovih smetnji su zapravo nevažne, kako navodi portal Harvard Business Review. Ove smetnje prouzrokuju da zaposlenici provode malo vremena u stanju “protoka”- kako ovu pojavu nazivaju psiholozi – a radi se o stanju u kojem su ljudi do pet puta produktivniji.
Konstantna ometanja ne samo što smanjuju produktivnost rada, već uzrokuju i stres.
Postavlja se pitanje kako da izbjegnemo ove smetnje i povećamo našu produktivnost na poslu?
1. Vježbajte asinhronu komunikaciju
Kada dobijemo e-mail, u redu je da pomislimo: “Doći ću do toga kada meni odgovara”.
Pored toga što daje više vremena ljudima za neprekidan fokus, asinhrona komunikacija osigurava bolje odlučivanje, jer pruža više vremena da razmislimo i odgovorimo na zahtjev. Kada obavljate telefonski ili video poziv, donosite odluke u realnom vremenu, dok komunikacijom putem e-pošte, imate više vremena za razmišljanje o svom odgovoru.
Da bismo uspjeli u ovome moramo ukloniti oznaku “hitno”, jer “imamo dvije vrste problema: hitne i važne. Hitni nisu važni, a važni nikada nisu hitni.”(Eisenhoverov princip).
Kako bi optimizovali asinhronu poruku i izbjegli mnoštvo naknadnih mejlova, u svoj početni zahtjev treba uključiti sljedeće:
• Dovoljno detalja
• Jasna pojašnjenja aktivnosti
• Krajnji rok
• Prag tolerancije ukoliko primalac ne može da ispuni sve zahtjeve.
2. Brza provjera svega
“Samo brzinski da provjerim” sve, čak i jednu desetinu sekunde, može nas koštati smanjene produktivnosti za 40%. Nakon pauze nam je potrebno i do 23 minute da se vratimo u zonu produktivnosti.
Umjesto da sporadično provjeravamo stvari hiljadu puta u toku dana, trebalo bi da odredimo tačno vrijeme za aktivnosti poput provjeravanja i odgovaranja na e-mailove, korištenje društvenih mreža…
Ukoliko nemate dovoljno samokontrole, alati kao što su Gmail Inbox Pause omogućava vam da pauzirate svoj inboks i da ga ponovo aktivirate onda kada ste spremni. Blocksite i Freedom aplikacije omogućavaju blokiranje pristupa određenim sajtovima i aplikacijama tokom određenih intervencija.
3. “Ne ometaj!”
Ukoliko čitate ovo i razmišljate: “Ali ja radim u kancelariji otvorenog plana i nemoguće je izbjeći prekide”, pokušajte pomoću mehanizma signalizacije da poručite svojim kolegama da ste u zoni fokusa i da ne bi trebalo da vas uznemiravaju izuzev ako nije hitno.
Ovo bi trebalo da bude jednostavno kao što je korištenje slušalica za uši.
4. Izbjegavajte tetris kalendar
U današnje vrijeme je uobičajeno, na radnim mjestima, da drugi mogu da rezervišu vrijeme u vašem kalendaru i to na vašu štetu.
Trebate razmisliti o blokiranju zakazivanja sastanaka u vašem kalendaru, kada vama to ne odgovara, ili koristiti alate kao što je Calendly tako da ljudi mogu zakazati sastanke sa vama samo u slobodnim terminima koji se pokažu u aplikaciji, ostavljajući drugi dio dana slobodan za fokusiranje na rad.
5. Težite ka što produktivnijim sastancima
Umjesto da rizikujete konstantna uznemiravanja i sastanke za sastancima, osigurajte dovoljno vremena za svaki sastanak na kome ćete imati vremena da odredite naredne korake, te jasno dodijeliti obaveze i odrediti datume.
6. Prestanite da koristite opciju “Odgovoriti svima”
Opcija “Odgovoriti svima” kako bi se podijelile pojedinačne obaveze, nepotrebno zatrpava mejlove ljudima. Šaljete e-poštu samo ljudima koji moraju biti obavješteni.
7. Koristite alternativna mjesta
Kao što je Sue Shellenbarger napisala za The Wall Street Journal, sav ovaj društveni inženjering (kancelarije otvorenog tipa), stvorio je beskrajna ometanja, koja odvlače pogled zaposlenih od njihovih ekrana. Aktivnost ili kretanje po ivicama vidnog polja zaposlenog može narušiti koncentraciju i poremetiti analitičko razmišljanje ili kreativnost.
Ako se borite sa kancelarijama otvorenog tipa, onda pokušajte da u svoj dan uključite više rada u alternativnom prostoru; pokušajte pronaći miran prostor u kancelariji, zatvorenu kancelariju ili pregovarajte da neko vrijeme radite od kuće.
8. Isključite “Push Notifications”
Prosečan izvršni direktor svakodnevno prima 46 “push” obavještenja. Da biste izbegli ometanja, jednostavno isključite svoja “push” obavještenja. Saznajte kako ovdje.
9. Koristite Airplane Mode
Režim u avionu možete da koristite i za ograničavanje tekstualnih poruka i telefonskih poziva tokom određenih doba dana. Ako vam ideja o tome stvara uznemirenost, uvijek možete izuzeti određene brojeve, poput onih najmilijih ili cijenjenih i važnih poslovnih saradnika. Na iPhone-u možete da podesite režim „Ne uznemiravaj“ kako biste omogućili dostupnost samo kontaktima sa oznakom „omiljeni“, dok utišavate druge pozive ili poruke.
10. Ograničite “više slojeva” odobrenja
Iako je teže implementirati, nego reći- postati „minimalna održiva birokratija“ znači uklanjanje nepotrebnih slojeva odobrenja i procedura da se izvrše trivijalne i ne tako suštinske stvari – što doprinosi uštedi vremena, ali i manjem prekidanju rada zaposlenih.
Izvor:Harvard Business Review
